Vendor Printer Perusahaan – Printer masih menjadi perangkat penting dalam aktivitas banyak perusahaan. Mulai dari mencetak dokumen administrasi, laporan keuangan, surat penawaran, invoice, hingga dokumen operasional lainnya. Meskipun sebagian proses kerja sudah beralih ke sistem digital, kebutuhan mencetak dokumen tetap ada di berbagai divisi.
Namun, memilih printer untuk perusahaan tidak bisa hanya berdasarkan harga atau merek. Setiap bagian memiliki kebutuhan yang berbeda. Divisi administrasi mungkin membutuhkan printer untuk mencetak dokumen dalam jumlah besar, sedangkan bagian desain memerlukan hasil cetak berwarna dengan kualitas lebih detail.
Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional sebelum melakukan pengadaan. Memilih vendor printer perusahaan yang tepat juga membantu proses pengadaan berjalan lebih terarah, mulai dari menentukan spesifikasi hingga memastikan perangkat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Mengapa Perusahaan Perlu Memilih Printer yang Tepat?
Printer yang tidak sesuai dengan kebutuhan dapat menimbulkan berbagai kendala. Perangkat mungkin bekerja terlalu berat, biaya tinta atau toner menjadi tinggi, atau proses pencetakan membutuhkan waktu lebih lama.
Sebaliknya, printer dengan spesifikasi yang sesuai dapat membantu menjaga kelancaran pekerjaan sehari-hari.
Ada beberapa alasan mengapa pemilihan printer perlu diperhatikan.
1. Mendukung produktivitas karyawan
Printer yang memiliki kecepatan dan kapasitas sesuai kebutuhan dapat membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien. Hal ini penting bagi perusahaan yang setiap hari mencetak dokumen dalam jumlah banyak.
2. Mengendalikan biaya operasional
Harga printer bukan satu-satunya biaya yang perlu diperhitungkan. Perusahaan juga perlu memperhatikan harga tinta, toner, drum, kertas, serta kebutuhan perawatan.
Perangkat yang murah saat dibeli belum tentu paling hemat untuk penggunaan jangka panjang.
3. Menyesuaikan kebutuhan setiap divisi
Tidak semua divisi membutuhkan jenis printer yang sama. Bagian keuangan, administrasi, gudang, dan desain memiliki pola penggunaan berbeda.
Dengan memahami kebutuhan tersebut, perusahaan dapat menghindari pembelian perangkat yang terlalu tinggi spesifikasinya atau justru tidak mampu menangani beban kerja.
4. Mempermudah pengelolaan perangkat
Untuk perusahaan dengan banyak karyawan, printer yang dapat digunakan bersama melalui jaringan akan lebih praktis. Penggunaan perangkat juga bisa diatur berdasarkan lokasi, divisi, atau kebutuhan kerja.
Baca Juga : Vendor Pengadaan IT Indonesia untuk Kebutuhan Perusahaan dan Instansi
Jenis Printer yang Umum Digunakan Perusahaan
Sebelum menghubungi vendor, perusahaan sebaiknya memahami jenis printer yang tersedia. Setiap teknologi memiliki kelebihan dan karakteristik penggunaan masing-masing.
1. Printer Inkjet
Printer inkjet menggunakan tinta cair untuk menghasilkan teks dan gambar. Jenis ini cocok untuk kebutuhan yang memerlukan cetakan berwarna, termasuk materi presentasi, grafik, dan gambar.
Beberapa printer inkjet juga menggunakan sistem tangki tinta yang dapat diisi ulang. Pilihan ini dapat dipertimbangkan untuk perusahaan yang membutuhkan pencetakan warna secara rutin.
Cocok untuk:
- Divisi pemasaran.
- Kebutuhan materi promosi.
- Kantor dengan kebutuhan cetak warna.
- Pencetakan gambar dan grafik.
2. Printer Laser
Printer laser menggunakan toner untuk mencetak dokumen. Jenis ini banyak digunakan di lingkungan kantor karena mampu menangani pencetakan dokumen teks dengan cepat.
Printer laser tersedia dalam pilihan monokrom dan warna. Untuk perusahaan yang lebih sering mencetak dokumen administrasi berwarna hitam putih, printer laser monokrom dapat menjadi pilihan yang relevan.
Cocok untuk:
- Divisi administrasi.
- Bagian keuangan.
- Departemen HR.
- Kantor dengan volume cetak dokumen tinggi.
3. Printer Multifungsi
Printer multifungsi atau multifunction printer (MFP) menggabungkan beberapa fungsi dalam satu perangkat. Selain mencetak, perangkat ini biasanya menyediakan fitur pemindaian dan fotokopi. Beberapa model juga mendukung fungsi faks.
Printer multifungsi dapat membantu perusahaan menghemat ruang dan mengurangi kebutuhan membeli beberapa perangkat terpisah.
Cocok untuk:
- Kantor pusat.
- Divisi administrasi.
- Bagian keuangan dan HR.
- Perusahaan yang rutin melakukan digitalisasi dokumen.
4. Printer Dot Matrix
Printer dot matrix menggunakan mekanisme pin dan pita tinta untuk membentuk karakter pada kertas. Meskipun teknologinya lebih lama, jenis ini masih digunakan untuk kebutuhan tertentu.
Salah satu keunggulannya adalah kemampuan mencetak dokumen rangkap menggunakan kertas continuous form.
Cocok untuk:
- Bagian gudang.
- Administrasi logistik.
- Pencetakan formulir rangkap.
- Perusahaan yang masih menggunakan dokumen continuous form.
5. Printer Label dan Barcode
Printer label digunakan untuk mencetak label produk, kode barang, barcode, dan informasi identifikasi lainnya.
Perangkat ini banyak dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki aktivitas penyimpanan barang dan distribusi.
Cocok untuk:
- Gudang.
- Bagian inventaris.
- Logistik.
- Retail dan distribusi.
- Pengelolaan aset perusahaan.
Cara Menentukan Printer Berdasarkan Kebutuhan Divisi
Salah satu kesalahan dalam pengadaan printer adalah memilih satu tipe perangkat untuk semua bagian tanpa mengevaluasi pola penggunaannya.
Padahal, kebutuhan setiap divisi bisa berbeda. Berikut gambaran penyesuaian printer berdasarkan aktivitas kerja.
| Divisi | Kebutuhan utama | Jenis printer yang dapat dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Administrasi | Dokumen surat dan laporan | Laser atau multifungsi |
| Keuangan | Invoice, laporan, dan dokumen transaksi | Laser monokrom |
| HR | Dokumen karyawan dan formulir | Laser atau multifungsi |
| Marketing | Materi promosi dan presentasi | Inkjet atau laser warna |
| Gudang | Label, barcode, dan formulir | Printer label atau dot matrix |
| Desain | Gambar dan materi visual | Inkjet warna atau printer khusus |
Tabel tersebut merupakan gambaran umum. Pemilihan akhir tetap perlu mempertimbangkan volume cetak, ukuran kertas, kualitas hasil, dan anggaran perusahaan.
Spesifikasi Printer yang Perlu Diperhatikan
Setelah menentukan jenis printer, langkah berikutnya adalah mengevaluasi spesifikasinya. Jangan hanya membandingkan harga dan kecepatan cetak. Ada beberapa aspek teknis yang perlu diperiksa.
1. Kecepatan Cetak (PPM)
Kecepatan printer biasanya dinyatakan dalam satuan pages per minute (PPM), yaitu jumlah halaman yang dapat dicetak dalam satu menit.
Printer dengan kecepatan tinggi dapat membantu pekerjaan yang memiliki antrean cetak cukup banyak. Namun, perusahaan juga perlu memperhatikan kecepatan cetak warna dan hitam putih karena keduanya dapat berbeda.
2. Volume Cetak Bulanan
Periksa rekomendasi volume cetak bulanan dari produsen. Informasi ini membantu perusahaan menilai apakah perangkat sesuai dengan intensitas penggunaan.
Jangan hanya melihat maximum duty cycle. Perhatikan juga recommended monthly print volume karena angka tersebut lebih relevan untuk memperkirakan penggunaan rutin.
3. Resolusi Cetak
Resolusi cetak umumnya dinyatakan dalam DPI (dots per inch). Semakin sesuai resolusi dengan kebutuhan dokumen, semakin baik hasil yang dapat diperoleh.
Untuk dokumen administrasi, kebutuhan resolusinya berbeda dengan pencetakan gambar atau materi visual. Karena itu, perusahaan tidak selalu perlu memilih printer dengan resolusi tertinggi.
4. Kapasitas Kertas
Kapasitas baki kertas menentukan seberapa sering pengguna perlu mengisi ulang kertas.
Untuk kantor dengan aktivitas cetak tinggi, kapasitas baki yang lebih besar dapat membantu mengurangi gangguan pekerjaan. Periksa juga dukungan ukuran kertas, seperti A4, A3, atau ukuran lainnya.
5. Fitur Duplex
Fitur automatic duplex printing memungkinkan printer mencetak kedua sisi kertas secara otomatis.
Fitur ini berguna untuk mengurangi penggunaan kertas, terutama ketika perusahaan sering mencetak laporan atau dokumen dengan banyak halaman.
6. Konektivitas Jaringan
Perusahaan dengan banyak pengguna sebaiknya mempertimbangkan printer yang mendukung koneksi jaringan.
Beberapa opsi konektivitas yang dapat diperiksa meliputi:
- USB untuk koneksi langsung.
- Ethernet untuk koneksi melalui jaringan kantor.
- Wi-Fi untuk penggunaan nirkabel.
- Mobile printing untuk mencetak dari perangkat yang kompatibel.
Pastikan fitur konektivitas sesuai dengan infrastruktur jaringan dan kebijakan IT perusahaan.
7. Biaya Tinta dan Toner
Perhatikan harga serta estimasi hasil cetak dari tinta atau toner yang digunakan. Periksa pula ketersediaan bahan habis pakai dan komponen pengganti.
Informasi ini penting karena biaya operasional printer akan terus berjalan selama perangkat digunakan.
Menghitung Biaya Penggunaan Printer Perusahaan
Dalam pengadaan perangkat, perusahaan sebaiknya tidak hanya membandingkan harga pembelian. Pertimbangkan juga Total Cost of Ownership (TCO), yaitu keseluruhan biaya selama perangkat digunakan.
Komponen biaya yang perlu diperhitungkan antara lain:
- Harga pembelian printer.
- Biaya tinta atau toner.
- Biaya kertas dan media cetak.
- Penggantian drum atau komponen tertentu.
- Biaya perawatan dan perbaikan.
- Konsumsi listrik.
- Biaya dukungan atau layanan tambahan jika diperlukan.
Perusahaan juga dapat memperkirakan biaya cetak per halaman dengan membagi harga tinta atau toner dengan estimasi jumlah halaman yang dapat dicetak.
Sebagai contoh, apabila toner memiliki harga Rp600.000 dan estimasi hasil cetaknya 3.000 halaman, maka perkiraan biaya toner adalah Rp200 per halaman.
Angka tersebut belum mencakup kertas, listrik, dan komponen lainnya. Namun, perhitungan sederhana ini dapat membantu membandingkan beberapa pilihan printer secara lebih objektif.
Kriteria Memilih Vendor Printer Perusahaan
Selain perangkat, perusahaan perlu memperhatikan pihak yang menyediakan printer. Vendor yang tepat dapat membantu proses pengadaan menjadi lebih jelas dan sesuai kebutuhan.
Berikut beberapa hal yang perlu diperiksa sebelum menentukan pilihan.
1. Memahami Kebutuhan Perusahaan
Vendor sebaiknya mampu memahami kebutuhan penggunaan printer sebelum menawarkan perangkat.
Informasi yang perlu dibahas mencakup jumlah pengguna, volume cetak, kebutuhan warna, jenis dokumen, dan lokasi penempatan perangkat.
2. Menyediakan Pilihan Produk yang Relevan
Setiap perusahaan memiliki anggaran dan kebutuhan berbeda. Karena itu, penting untuk mendapatkan alternatif produk dengan spesifikasi yang dapat dibandingkan.
Perusahaan dapat meminta penjelasan mengenai perbedaan fitur, kapasitas, biaya consumable, dan keunggulan masing-masing perangkat.
3. Memberikan Informasi Spesifikasi yang Jelas
Pastikan informasi produk mencakup model, spesifikasi teknis, kelengkapan, garansi, dan estimasi ketersediaan.
Informasi yang lengkap membantu bagian pengadaan melakukan evaluasi sebelum menyetujui pembelian.
4. Memperhatikan Ketersediaan Consumable
Printer membutuhkan tinta, toner, dan terkadang komponen pengganti. Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa bahan habis pakai untuk model yang dipilih dapat diperoleh dengan mudah.
Hal ini penting agar operasional tidak terganggu ketika persediaan tinta atau toner habis.
5. Memastikan Ketentuan Garansi
Periksa ketentuan garansi dari produsen atau penyedia. Perhatikan masa berlaku, cakupan kerusakan, prosedur klaim, dan lokasi layanan.
Jangan mengasumsikan semua kerusakan ditanggung garansi. Ketentuannya dapat berbeda berdasarkan merek dan model.
6. Memiliki Komunikasi yang Responsif
Komunikasi yang jelas membantu perusahaan memperoleh informasi ketika membutuhkan penawaran, konfirmasi produk, atau penjelasan teknis.
Pilih vendor yang dapat menjelaskan solusi secara transparan dan tidak sekadar menawarkan perangkat dengan harga tertentu.
Tahapan Pengadaan Printer untuk Perusahaan
Agar proses pembelian lebih terarah, perusahaan dapat mengikuti beberapa tahapan berikut.
1. Identifikasi kebutuhan
Catat jumlah pengguna, divisi, volume cetak bulanan, jenis dokumen, dan kebutuhan fungsi tambahan.
2. Tentukan anggaran
Pisahkan anggaran pembelian perangkat dan estimasi biaya penggunaan. Dengan begitu, perusahaan dapat menilai biaya jangka panjang.
3. Susun spesifikasi minimum
Tentukan kebutuhan utama seperti jenis printer, kecepatan, konektivitas, kapasitas kertas, dan fitur duplex.
4. Minta penawaran dari vendor
Ajukan kebutuhan tersebut kepada beberapa penyedia. Mintalah rincian model, harga, garansi, ketersediaan, serta informasi consumable.
5. Bandingkan pilihan
Jangan hanya membandingkan harga awal. Evaluasi juga biaya cetak per halaman, kemampuan perangkat, dan kebutuhan perawatan.
6. Lakukan pemeriksaan sebelum pembelian
Pastikan model dan spesifikasi pada penawaran sesuai dengan kebutuhan. Periksa pula kelengkapan serta ketentuan garansi.
7. Evaluasi penggunaan
Setelah perangkat digunakan, evaluasi biaya cetak, frekuensi penggantian consumable, dan kendala yang muncul. Hasil evaluasi dapat menjadi dasar pengadaan berikutnya.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Membeli Printer
Beberapa keputusan yang terlihat sederhana dapat menimbulkan biaya tambahan di kemudian hari. Berikut kesalahan yang sebaiknya dihindari.
- Hanya memilih berdasarkan harga murah. Harga pembelian tidak selalu mencerminkan biaya penggunaan.
- Mengabaikan volume cetak. Printer dengan kapasitas rendah dapat kewalahan jika digunakan untuk pekerjaan berat.
- Tidak menghitung biaya consumable. Tinta dan toner merupakan bagian penting dari biaya operasional.
- Membeli fitur yang tidak diperlukan. Spesifikasi berlebihan dapat membuat anggaran tidak efisien.
- Tidak memeriksa konektivitas. Perangkat mungkin tidak sesuai dengan sistem jaringan kantor.
- Mengabaikan garansi dan ketersediaan suku cadang. Hal ini dapat menyulitkan perusahaan ketika perangkat mengalami masalah.
Genotech, Penyedia Kebutuhan IT untuk Perusahaan
Pengadaan printer merupakan salah satu bagian dari pemenuhan kebutuhan perangkat IT perusahaan. Pemilihan perangkat yang tepat perlu mempertimbangkan aktivitas kerja, jumlah pengguna, anggaran, dan rencana penggunaan jangka panjang.
Genotech, dengan nama perusahaan PT Genomic Teknologi Nusantara, menyediakan kebutuhan perangkat IT dan solusi teknologi untuk mendukung operasional bisnis serta instansi.
Perusahaan dapat mendiskusikan kebutuhan pengadaan printer maupun perangkat IT lainnya dengan tim Genotech. Informasi mengenai jenis perangkat, spesifikasi, dan ketersediaan produk dapat dikonfirmasi sebelum proses pengadaan dilakukan.
Untuk konsultasi kebutuhan IT dan informasi pengadaan perangkat, kunjungi genotech.id atau hubungi:
- WhatsApp: 0851 9669 0465
- Email: marketing@genotech.id
FAQ Seputar Vendor Printer Perusahaan
1. Apa jenis printer yang paling cocok untuk perusahaan?
Jenis printer bergantung pada kebutuhan operasional. Printer laser cocok untuk pencetakan dokumen teks dalam jumlah rutin, sedangkan inkjet dapat dipertimbangkan untuk kebutuhan warna dan gambar. Printer multifungsi sesuai untuk kantor yang membutuhkan fitur cetak, scan, dan fotokopi dalam satu perangkat.
2. Apa perbedaan printer inkjet dan laser?
Printer inkjet menggunakan tinta cair, sedangkan printer laser menggunakan toner. Inkjet banyak digunakan untuk kebutuhan cetak warna dan gambar. Printer laser umumnya menjadi pilihan untuk pencetakan dokumen teks secara rutin dengan volume tinggi.
3. Apa yang dimaksud dengan duty cycle pada printer?
Duty cycle adalah jumlah maksimum halaman yang dirancang untuk dicetak oleh printer dalam periode tertentu, biasanya satu bulan. Perusahaan juga perlu memeriksa rekomendasi volume cetak bulanan dari produsen agar perangkat sesuai dengan penggunaan sehari-hari.
4. Apakah perusahaan sebaiknya menggunakan printer jaringan?
Printer jaringan dapat menjadi pilihan praktis ketika beberapa karyawan perlu menggunakan perangkat yang sama. Perusahaan dapat mempertimbangkan koneksi Ethernet atau Wi-Fi sesuai infrastruktur dan kebijakan keamanan jaringan.
5. Bagaimana cara menghitung biaya cetak per halaman?
Salah satu cara sederhana adalah membagi harga tinta atau toner dengan estimasi jumlah halaman yang dapat dicetak. Untuk memperoleh gambaran biaya yang lebih lengkap, tambahkan biaya kertas, perawatan, komponen pengganti, dan listrik.
6. Apa yang perlu ditanyakan kepada vendor printer?
Perusahaan dapat menanyakan model dan spesifikasi perangkat, estimasi ketersediaan, harga consumable, hasil cetak per cartridge atau toner, ketentuan garansi, serta pilihan dukungan setelah pembelian.
7. Apakah Genotech dapat membantu kebutuhan pengadaan printer perusahaan?
Perusahaan dapat menghubungi Genotech untuk mendiskusikan kebutuhan pengadaan printer dan perangkat IT lainnya. Kesesuaian produk, spesifikasi, serta ketersediaannya dapat dikonfirmasi berdasarkan kebutuhan perusahaan.